Tugas 2

Rangkuman SIA

BAB V

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI 

             Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntasi. Basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif.basis data diatur oleh sistem manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan , memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

               UML (UML diagram kelas) diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel SIA, hubungan antartabel, dan atribut tabel. Lalu bagaimana mendesain file data. Fokus pada buku ini adalah pada perencanaan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (relational data base) data disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan ditabel, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut secara bergantian. Kolom dalam tabel disebut sebagai atrubut(attribute) dan ekuivalen dengan field disebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris tabel ekuivalen dengan record disebuah file.

MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASIKAN FILE

Biasanya, sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk . daftar ini akan diperluas dengan menambahkan table induk kas dan buku besar.

File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa) perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar. Pada tahap mengidentifikasi dan mendokumentasi file ini menggaris bawahi fakta bahwa tabel-tabel dibasis data dihubungkan satu sama lain dan bahwa alat untuk mendiagramkan data memungkinkan kita untuk menyatakan hubungan antara berbagai entitas dalam basis data. 

 

MENDOKUMENTASIKAN FILE TRANSAKSI

Signifikan adalah hubungan antar faktur dengan kejadian sesaat yang mendahuluinya (pengiriman). Berikut ini kemungkinan bahwa beberapa barang pesanan tidak dikirim karena ketidakcukupan persedian, misalnya:

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi:

•          Pedoman 1: tentukan kejadian-kejadian didalam proses

•          Pedoman 2: keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.

•         Pedoman 3: keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA.

• ·   Pedoman 4: keluarkan kejadian pemeliharaan.

KEJADIAN DAN TABEL INDUK

Didalam suatu sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk.

Berikut beberapa daftar yang diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar.

1. Barang/jasa : tabel induk digunakan untuk mendeskripsikan barang/jasa yang menyatakan catalog barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

2. Agen : tabel yang digunakan untuk mendeskripsikan agen-agen eksternal seperti pelanggan atau pemasok

3. Kas: file induk kasa berfungsi untuk mendeskripsikan dimana kas disimpan

4. File induk buku besar: digunakan untuk siklus pendapatan atau pemerolehan yang kita kembangkan atau dokumentasikan

Manfaat tabel induk digunakan untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

ATRIBUT DAN HUBUNGAN

Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian:

1. Kunci primer: Kunci utama (primary key): berupa atribut-atribut unik mengidentifikasikan record tabel
2. Atribut terhubung (kunci asing) , kunci utama (foreign key): field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya
3. Kardinalitas hubungan: hubungan yang menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data:

1. Satu dengan satu (1:1) , 
   Hubungan satu dengan satu. Hubungan satu dengan satu antar entitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak, tetapi justru terjadi di SIA.
2. Satu dengan banyak (1:m) ,
   Hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi.
3. Banyak dengan banyak (m:m) ,
   Hubungan banyak dengan banyak ,hubungan satu yang lain seimbang , satu order bisa dengan banyak produk.
   
   
   
   
   Kardinalitas (cardinality). Peryataan hubungan antar field umum (atribut) di dua table. Hubungan tersebut bias satu dengan satu, satu dengan banyak, atau banyak dengan banyak.Atribut (attributes). Unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna. Kolom dalam basis data relasional yang ekuuivalen dengan field di dalam file.
   
   
   Basis Data. Pengumpulan data yang saling berkaitan yang komprehensif.
   
   
   Sistem Manajeman Basis Data. Seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan memperoleh Informasi dari basis data.
   
   
   Integritas refensial. Aturan yang memeliharan hhubungan tertentu antartabel ketika memasukan atau menghapus record. Jika aturan  tersebut dilaksanakan, pengguna dicegah dari menambahkan record pada table terkait ketika tidak ada record terkait di table utama, dan pengguna dicegah dari menghapus record dari table utama ketika terdapat record terkait yang sesuai di table terkait.
   
   
   Diagram kelas UML. Diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan kedalam table di SIA , hubungan antartabel , dan atribut table
   
   

SIGNIFIKANSI KONSEP UNTUK APLIKASI BASI DATA

Konsep penting dalam basis data:

1.  Mengimplementasikan dokumen dan laporan
2.  Mengimplementasikan formulir input
3.  Mengontrol data SIA( integritas referensial )

BAB VI

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Sistem manajemen basis data (database management system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengaskes informasi dari basis data anda aharus memahami konsep query . Query adalah permintaan informasi dari basis data.

QUERY        

Query adalah elemen penting basis data relasional. Untuk mengetahui query anda harus memahami fitur query dengan baik agar dapat menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif.

Spesifikasi Query:

1. Query satu tabel
2. Query banyak tabel

JENIS-JENIS LAPORAN

Berfokus pada penggunaan peranti lunak basis data untuk menyimpan data SIA dan untuk query dan laporan. Aka tetapi konsep yang disajikan sangat dapat bermanfaat bagi anda meskipun anda sedang tidak menggunakan paket basis data. Berikut jenis-jenis laporan yaitu tata letak laporan, isi laporan, organisasi laporan.

LAPORAN KEJADIAN

Pada bagian ini kita akan memusatkan perhatian pada laporan kejadian yang mendaftar atau meringkas data kejadian menggunakan data yang tersedia ditabel transaksi. Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia didalam tabel transaksi.

Kriteria tertentu yang dapat digunakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis kejadian, dan tanggal untuk laporan kejadian.

Daftar Kejadian Sederhana

Daftar kejadian sederhana (simple event lists) adalah menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomer transaksi tanpa adanya pengelompokan atau subtotal.

Laporan Perincian Kejadian Dikelompokan

Laporan Perincian Kejadian Dikelompokan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang /jasa atau agen.

Laporan Ringkasan Kejadian

Laporan Ringkasan Kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter.

Laporan Satu Kejadian

Laporan Satu Kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Seringkali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

DAFTAR ACUAN DAN LAPORAN STATUS

• Daftar acuan (reference list)    : hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

• Laporan status (status report) : menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

 

 

BAB VII

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Membahas tentang menyajikan berbagai pengendalian yang dapat dibuat dalam formulir untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi. Formulir yang didesain dengan baik dapat meningkatkan akurasi dan pengendalian entri data. Pada bagianinteraksi dengan formulir: mengendalikan input SIA berfokus pada pengendalian input data.

 

Hubungan antara formulir input dan tabel

1. Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel
2. Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih
3. Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu tabel

Jenis-Jenis Formulir Input

·         Formulir entri satu record (single record entry form)

·         Formulir entri bentuk tabel

·         Formulir entri multitabel 

     

     Cara-cara entri data 

      Data dapat dimasukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.

•  Agen internal mengetik data.
•  Agen internal memilih data untuk dimasukan dengan menggunakan table pencarian, table radio, ata kotak cek.
• Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.
• Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulirdisitus web perusahaan.

Pengendalian arus kerja:

•      Pemisahan tugas. 
•      Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendallikan aktivitas.
•   Urtan kejadian yang diharuskan.
•   Menindaklanjuti kejadian.
•     Dokumen bernomer urut.
•   Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses.
•     Pembatasan akses ke asset dan informasi.
•    Rekonsilasi catatan dengan bukti fisik asset.

Pengendalian umum:

Pengendalian umum disusun menjadi empat kategori berkut ini:

•    Perencanaan sistem informasi (SI)
•    Pengorganisasian fungsi teknologi informasi(TI)
•    Identifikasi dan pengembangan solusi SI 
•    Penerapan dan penoperasian sistem akuntansi.

 

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada:

1. Data apa yang perlu dikumpulkan
2. Bagaimana data tersebut akan dikumpulkan

UML use case digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem. Use case yaitu ururtan langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan sistem untuk suatu tujuan tertentu.

MENDESAIN FORMULIR

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan, formulir entri data satu record: tabel arsip manajer untuk Fairhaven convenience store, formulir satu record: formulir setoran, formulir entri data bentuk tabel: arsip persediaan untuk Fairhaven convenience store, dan formulir entri multitabel