Mengenal DFD (Data Flow Diagram)

DFD (DATA FLOW DIAGRAM)

                   

                        DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem. Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual  data flow yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggaris bawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu dikembangkan untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya. dan DFD juga merupakan gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

Jenis-jenis Data Flow Diagram

Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu ;

A. Context Diagram (CD)

Pengertian diagram kontek adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem.

Diagram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan kita buat. secara uraian mah dapat dikatakan bahwa diagram kontek itu berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) kesimstem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem.

jadi dalam diagram ini yang dibutuhkan adalah : 

1. siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem.

2. Data apa saja yang diberikannya kesistem

3. kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan 

4. apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.

kata siapa diatas dilambangkan dengan kotak persegi atau disebut dengan terminator, dan kata "apa" diatas dilambangkan dengan aliran data, dan kata sistem dilambangkan dengan lingkaran atau disebut dengan proses.

 B. DFD Fisik

Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan  dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas).

Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data) dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut.

Misal :

Aliran Data     : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran

Proses              : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.

 C. DFD Logis

Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem.

Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label;

Lingkaran-lingkaran (simbol proses) menjelaskan apa yang dilakukan sistem

Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.

Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data.

Misal : Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit”, Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll

1. Simbol-Simbol yang digunakan pada DFD

Beberapa symbol digunakan di DFD untuk maksud mewakili (Jogiyanto ,1990):

1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem);
2. Data flow (arus data);
3. Process (proses);
4. Data store (simpanan data).

-Kesatuan Luar

                        Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini (Jogiyanto ,1990).

 -Arus Data

                          Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (exsternal entity). Arus data menunjukan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini (Jogiyanto ,1990).

-Proses

                         Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical dataflow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau computer, sedang untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari computer. Perbedaan dari PDFD dan LDFD akan dibahas kemudian. Suatu proses dapat menunjukkan dengan symbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpul (Jogiyanto ,1990).

 -Simpanan Data

                        Menunjukkan informasi yang tersimpan dalam file diantara transactions. Data store diidentitaskan dengan “D dengan nomor” untuk data store komputer dan “M dengan nomor” untuk manual data store. Data store disimbolkan sebagai berikut (Jogiyanto ,1990) :

                                                

2. SIMBOL DFD

3. Tujuan DFD (Data Flow Diagram) atau Diagram Arus Data

                        Tujuan Diagram Arus Data atau DFD adalah untuk menunjukan proses yang dijalankan data dalam sistem ,memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem,dan menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentrans formasi aliran data  .                     

4.Syarat Membuat DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
2. Pemberian nomor pada komponen proses
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

5. Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

 -Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah

- Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda

-  Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu)

- Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya

- Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya

- Banyaknya proses  yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses

- Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama)

- Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi 

- Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik

- Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entit

- Aliran data untuk Proses Report ,harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report

- Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

6.Langkah – Langkah Persiapan  DFD

Selama analisis Sistem, DFD dapat digunakan untuk memberikan model lingkup proyek sistem dan untuk menganalisa serta membentuk model fakta-fakta studi yang telah di kumpulkan selama analisis. DFD digunakan untuk menggambarkan bentuk sistem yang sedang di kembangkan secara keseluruhan. Hal ini untuk menjelaskan pemroses rinci dari suatu transaksi. Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah:

Langkah 1  : Menggambar diagram tingkat konteks. Diagram ini menggambarkan source , sink , proses utama , dan lingkup sistem pada waktu pengembangan.

Langkah 2 : Menguraikan  (decompose) Diagram Tingkat Konteks.  Diagram tingkat konteks diuraikan atau di-decompose menjadi DFD tingkat kedua.

Langkah 3 : Menguraikan ketingkat dasar (elementary sistem). Proses 1-3 menyortir tumpukan (batch), diuraikan menjadi DFD tingkat dasar. Tingkat diagram ini menjelaskan secara jauh lebih rinci proses-proses aktual yang terjadi untuk menyortir tumpukan.

7. Langkah-Langkah Membuat DFD

-Membuat Diagram Konteks (diagram context)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.
Caranya :

• Tentukan nama sistemnya.
• Tentukan batasan sistemnya.
• Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
• Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.
• Gambarkan diagram konteks.

-Membuat Diagram Level Zero (Overview Diagram)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.
Caranya :

• Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
• Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data
• Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

-Membuat Diagram Level Satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.
Caranya :

• Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
• Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data.
• Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.Contoh : 1.1, 1.2, 2

Sumber :

Pengantar Metodologi Pengembangan Sistem Informasi , D.Suryadi H.S.Bunawan

 http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram 

 http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-dfd-data-flow-diagram/

http://informatika.web.id/category/data-flow-diagram  

Read more »

Tugas 2

Rangkuman SIA

BAB V

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI 

             Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntasi. Basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif.basis data diatur oleh sistem manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan , memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

               UML (UML diagram kelas) diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel SIA, hubungan antartabel, dan atribut tabel. Lalu bagaimana mendesain file data. Fokus pada buku ini adalah pada perencanaan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (relational data base) data disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan ditabel, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut secara bergantian. Kolom dalam tabel disebut sebagai atrubut(attribute) dan ekuivalen dengan field disebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris tabel ekuivalen dengan record disebuah file.

MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASIKAN FILE

Biasanya, sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk . daftar ini akan diperluas dengan menambahkan table induk kas dan buku besar.

File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa) perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar. Pada tahap mengidentifikasi dan mendokumentasi file ini menggaris bawahi fakta bahwa tabel-tabel dibasis data dihubungkan satu sama lain dan bahwa alat untuk mendiagramkan data memungkinkan kita untuk menyatakan hubungan antara berbagai entitas dalam basis data. 

 

MENDOKUMENTASIKAN FILE TRANSAKSI

Signifikan adalah hubungan antar faktur dengan kejadian sesaat yang mendahuluinya (pengiriman). Berikut ini kemungkinan bahwa beberapa barang pesanan tidak dikirim karena ketidakcukupan persedian, misalnya:

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi:

•          Pedoman 1: tentukan kejadian-kejadian didalam proses

•          Pedoman 2: keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.

•         Pedoman 3: keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA.

• ·   Pedoman 4: keluarkan kejadian pemeliharaan.

KEJADIAN DAN TABEL INDUK

Didalam suatu sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk.

Berikut beberapa daftar yang diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar.

1. Barang/jasa : tabel induk digunakan untuk mendeskripsikan barang/jasa yang menyatakan catalog barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

2. Agen : tabel yang digunakan untuk mendeskripsikan agen-agen eksternal seperti pelanggan atau pemasok

3. Kas: file induk kasa berfungsi untuk mendeskripsikan dimana kas disimpan

4. File induk buku besar: digunakan untuk siklus pendapatan atau pemerolehan yang kita kembangkan atau dokumentasikan

Manfaat tabel induk digunakan untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

ATRIBUT DAN HUBUNGAN

Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian:

1. Kunci primer: Kunci utama (primary key): berupa atribut-atribut unik mengidentifikasikan record tabel
2. Atribut terhubung (kunci asing) , kunci utama (foreign key): field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya
3. Kardinalitas hubungan: hubungan yang menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data:

1. Satu dengan satu (1:1) , 
   Hubungan satu dengan satu. Hubungan satu dengan satu antar entitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak, tetapi justru terjadi di SIA.
2. Satu dengan banyak (1:m) ,
   Hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi.
3. Banyak dengan banyak (m:m) ,
   Hubungan banyak dengan banyak ,hubungan satu yang lain seimbang , satu order bisa dengan banyak produk.
   
   
   
   
   Kardinalitas (cardinality). Peryataan hubungan antar field umum (atribut) di dua table. Hubungan tersebut bias satu dengan satu, satu dengan banyak, atau banyak dengan banyak.Atribut (attributes). Unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna. Kolom dalam basis data relasional yang ekuuivalen dengan field di dalam file.
   
   
   Basis Data. Pengumpulan data yang saling berkaitan yang komprehensif.
   
   
   Sistem Manajeman Basis Data. Seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan memperoleh Informasi dari basis data.
   
   
   Integritas refensial. Aturan yang memeliharan hhubungan tertentu antartabel ketika memasukan atau menghapus record. Jika aturan  tersebut dilaksanakan, pengguna dicegah dari menambahkan record pada table terkait ketika tidak ada record terkait di table utama, dan pengguna dicegah dari menghapus record dari table utama ketika terdapat record terkait yang sesuai di table terkait.
   
   
   Diagram kelas UML. Diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan kedalam table di SIA , hubungan antartabel , dan atribut table
   
   

SIGNIFIKANSI KONSEP UNTUK APLIKASI BASI DATA

Konsep penting dalam basis data:

1.  Mengimplementasikan dokumen dan laporan
2.  Mengimplementasikan formulir input
3.  Mengontrol data SIA( integritas referensial )

BAB VI

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Sistem manajemen basis data (database management system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengaskes informasi dari basis data anda aharus memahami konsep query . Query adalah permintaan informasi dari basis data.

QUERY        

Query adalah elemen penting basis data relasional. Untuk mengetahui query anda harus memahami fitur query dengan baik agar dapat menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif.

Spesifikasi Query:

1. Query satu tabel
2. Query banyak tabel

JENIS-JENIS LAPORAN

Berfokus pada penggunaan peranti lunak basis data untuk menyimpan data SIA dan untuk query dan laporan. Aka tetapi konsep yang disajikan sangat dapat bermanfaat bagi anda meskipun anda sedang tidak menggunakan paket basis data. Berikut jenis-jenis laporan yaitu tata letak laporan, isi laporan, organisasi laporan.

LAPORAN KEJADIAN

Pada bagian ini kita akan memusatkan perhatian pada laporan kejadian yang mendaftar atau meringkas data kejadian menggunakan data yang tersedia ditabel transaksi. Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia didalam tabel transaksi.

Kriteria tertentu yang dapat digunakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis kejadian, dan tanggal untuk laporan kejadian.

Daftar Kejadian Sederhana

Daftar kejadian sederhana (simple event lists) adalah menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomer transaksi tanpa adanya pengelompokan atau subtotal.

Laporan Perincian Kejadian Dikelompokan

Laporan Perincian Kejadian Dikelompokan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang /jasa atau agen.

Laporan Ringkasan Kejadian

Laporan Ringkasan Kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter.

Laporan Satu Kejadian

Laporan Satu Kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Seringkali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

DAFTAR ACUAN DAN LAPORAN STATUS

• Daftar acuan (reference list)    : hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

• Laporan status (status report) : menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

 

 

BAB VII

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Membahas tentang menyajikan berbagai pengendalian yang dapat dibuat dalam formulir untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi. Formulir yang didesain dengan baik dapat meningkatkan akurasi dan pengendalian entri data. Pada bagianinteraksi dengan formulir: mengendalikan input SIA berfokus pada pengendalian input data.

 

Hubungan antara formulir input dan tabel

1. Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel
2. Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih
3. Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu tabel

Jenis-Jenis Formulir Input

·         Formulir entri satu record (single record entry form)

·         Formulir entri bentuk tabel

·         Formulir entri multitabel 

     

     Cara-cara entri data 

      Data dapat dimasukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.

•  Agen internal mengetik data.
•  Agen internal memilih data untuk dimasukan dengan menggunakan table pencarian, table radio, ata kotak cek.
• Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.
• Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulirdisitus web perusahaan.

Pengendalian arus kerja:

•      Pemisahan tugas. 
•      Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendallikan aktivitas.
•   Urtan kejadian yang diharuskan.
•   Menindaklanjuti kejadian.
•     Dokumen bernomer urut.
•   Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses.
•     Pembatasan akses ke asset dan informasi.
•    Rekonsilasi catatan dengan bukti fisik asset.

Pengendalian umum:

Pengendalian umum disusun menjadi empat kategori berkut ini:

•    Perencanaan sistem informasi (SI)
•    Pengorganisasian fungsi teknologi informasi(TI)
•    Identifikasi dan pengembangan solusi SI 
•    Penerapan dan penoperasian sistem akuntansi.

 

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada:

1. Data apa yang perlu dikumpulkan
2. Bagaimana data tersebut akan dikumpulkan

UML use case digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem. Use case yaitu ururtan langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan sistem untuk suatu tujuan tertentu.

MENDESAIN FORMULIR

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan, formulir entri data satu record: tabel arsip manajer untuk Fairhaven convenience store, formulir satu record: formulir setoran, formulir entri data bentuk tabel: arsip persediaan untuk Fairhaven convenience store, dan formulir entri multitabel

Read more »